Mit der geplanten Mehrwertsteuererhöhung in der Schweiz ab dem 1. Januar 2024 stehen Unternehmen vor der Herausforderung, ihre ERP-Systeme entsprechend anzupassen. Wir zeigen, worauf dabei zu achten ist, und erste Lösungsansätze.

Ab dem 1. Januar 2024 gelten in der Schweiz folgende Mehrwertsteuersätze: ein Normalsatz von 8.1 Prozent, ein reduzierter Satz von 2.6 Prozent und ein Sondersatz für Beherbergung von 3.8 Prozent. Diese Änderung muss im ERP-System hinterlegt werden. Planerisches Vorgehen zahlt sich dabei aus

Schritt 1: Welche Transaktionen und Systemkomponenten sind betroffen?

Im ersten Schritt sollte der ERP-Manager sich einen Überblick über die von dieser Änderung betroffenen Transaktionen im Unternehmen verschaffen. Das können sein:

  • Anzahlungen
  • Dauerleistungen wie Abonnements
  • Retouren
  • Preisanpassungen aufgrund von Rabattsystemen
  • Langfristige Verträge
  • Mitarbeiter-Mobilitätsangebote
  • Gutscheine

Um die Mehrwertsteuererhöhung im ERP-System erfolgreich umzusetzen, sind ausserdem verschiedene Anpassungen erforderlich. Im Fokus stehen dabei:

  1. Hinterlegung der neuen Mehrwertsteuersätze
    Der ERP-Verantwortliche sollte sicherstellen, dass die neuen Mehrwertsteuersätze korrekt hinterlegt sind. Hierbei müssen gegebenenfalls bestehende Steuercodes angepasst oder neue Steuercodes eingerichtet werden.
  2. Stammdaten-Einstellungen
    Zur mit der Änderung fälligen Aktualisierung der Stammdaten im ERP-System gehören unter anderem Kunden- und Lieferantenstammdaten. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass bei der Rechnungsstellung oder im Wareneingang die korrekten Mehrwertsteuersätze verwendet werden.
  3. Berücksichtigung von Schnittstellen
    Dazu zählen beispielweise betroffene ERP-Module, Tax Engines, Makros oder andere Upload-Anwendungen, Schnittstellen oder Berichte, die auf die Mehrwertsteuersätze zugreifen.

Schritt 2: Lösungsansätze für „Microsoft Dynamics 365 Finance & Operations und Microsoft Dynamics AX 2012“

Grundsätzlich gilt für alle, die ein eigenes Buchhaltungssystem einsetzen, dass Buchungen mit geänderten Steuersätzen nachvollziehbar sein müssen. Wir empfehlen daher die Verwendung separater Steuercodes. Wie lassen sich die neuen Mehrwertsteuersätze nun in Microsoft Dynamics 365 Finance abbilden?

Die einfachste Möglichkeit besteht darin, den am Steuercode eingestellten Mehrwertsteuersatz zu ändern. Das kann sogar datumsgesteuert passieren, sodass die Einstellungen im Vorfeld vorgenommen werden können. Konkret bedeutet das: richten Sie als erstes einen zweiten Steuercode und die dazugehörige neue Artikel-Mehrwertsteuergruppe ein und versehen Sie diesen mit einem „von – bis“ Datum. Anschliessend richten Sie auch beim Standardmehrwertcode ein „von – bis“ Datum ein.

So wird dann jeweils der korrekte Steuersatz gezogen, und die Auswertbarkeit ist auch gegeben. Auf diese Weise kann der Grossteil aller Fälle über die Einstellung “Typ des Berechnungsdatums” automatisiert gebucht werden. Und dank des separaten Steuercodes besteht jederzeit die Möglichkeit, die Umsätze mit der höheren Mehrwertsteuer separat in der Umsatzsteuervoranmeldung auszuweisen.

Betroffene Mitarbeitenden ins Boot holen

Bei der Umsetzung der Änderungen im ERP-System kann neben dem hauseigenen IT-Support auch der ERP-Anbieter unterstützen. Damit die Umsetzung reibungslos läuft, dürfen die von der Mehrwertsteueränderung betroffenen Abteilungen und Mitarbeitenden nicht vergessen werden, wie beispielsweise Auftragsmanagement, Kundendienst, Beschaffung, Kreditorenteam oder Vertrieb.

Für diese sollte eine Informationsunterlage vorbereitet werden, welche die wichtigsten Informationen zu geltenden Fristen sowie zur Veränderung im ERP-System erklärt, vorzugsweise anhand von Musterbeispielen.

Im Idealfall wird jeder Abteilung ausserdem die Gelegenheit zu einem Vorab-Testing gegeben – alternativ in einer Testumgebung oder mit ein paar wenigen Echtzeit-Fällen.

Sie legen gerade los mit der Planung oder Umsetzung der Mehrwertsteuer-Thematik, würden sich aber lieber auf Ihre Kernthemen fokussieren? Kein Problem! Das xalution Team übernimmt gerne das Steuer! Kontaktieren Sie uns einfach für ein unverbindliches Informationsgespräch – 15 Minuten, die Ihnen mehr Freiraum verschaffen.